نظامنامه مدیریت قید اسناد و اوراق و مدیریت مکتوب حسب الحکم والای حضور پرنور [ILL]

نظامنامه مدیریت وفت اوراق و مدیریت مکتوب در مطبع شرکت رفیق زیور طبع در بر کرد ه برج جوزا ـــــــ ۱۳۰۵ تعداد طبع ثالث ........ (۶۰۰)

[BLANK PAGE]

بسم الله الرحمن الرحیم نظامنامۀ (مدیریت دفتر اوراق و مدیریت مکتوب) (وظایف مدیریت دفتر اوراق) مقدمه مدیریت و سرکاتبت اوراق در حسن مصئونیت و محافظۀ اوراق واصله و ترسیل آن بر مرجعش موظف و مسئول است . قاعده ۱ :- همه فرامین و مکاتیب و اوراقیکه به وزارت موصول میشوند مرجع آن دائرۀ اوراق همان وزارت است .

۲ (۲) :- مکاتیب و تحریراتی که از مرکز و ولایت و اطراف خواه به وساطت اداره پوسته و یا بکدام ذرایع دیگر به وزارت میرسند سپر د مدیریت اوراق گردیده از مدیریت موصوف رسید حاصل میدارند . (۳) :- مدیر و سر کاتب دفتر اوراق مکتوبات و مرسولات که تسلیم میگردد باستثنای پاکت های مخصوص که بعنوان وزیر و یا مستشار باشد همه را مفتوح و ملاحظه نموده تفریق شعبات متعلقه و خلص مضمون آن را در کتاب رسیدات ثبت نموده و در ذیل آن از مدیریت مربوطه آن رسید میگیرد . (٤) :- مکاتیب و مراسلات مخصوصه وزرا و مستشاران را مدیر و سرکاتب دفتر اوراق محفوظ و سربسته تسلیم مرسل الیه مینماید بعد ملاحظه اگر بدیگر مدیریت ها سپردن بخواهند بالای پاکت مرجع آن را خودشان تحریر نموده بتوسط مدیر یا سر کاتب دفتر اوراق بمرجعش گسیل میشود والا بکتاب اداره اوراق رسید میدهند .

(۵): — همه فرامین و مکاتیب که از دوائر وزارات اجرا مے یابد تسلیم مدیریت یا سرکاتبت اوراق میشود بمدیریت و سرکاتبت اوراق مختصر مضمون آن درج کتاب رسیدات گردیده نمبر عمومی وزارت و نمره خصوصی دائرہ را تحریر نموده خواه بذریعۀ پوسته یا دیگر وسائل بمرکز و اطراف فرستاده شوند بوساطت اداره اوراق بمرجعش تسلیم و ترسیل میشود . (۶): — جمیع اوراق و کاغذ هائیکه بمدیریت ها و شعبات وزارات اجرا میشوند بعد الاجرا برای حفظ و نگهداشت به ادارۀ اوراق اعاده میشوند مدیر یا سر کاتب دفتر اوراق به ترتیب و نمره داخل کتاب فهرست خود نموده اوراق مضبوطه خود را جدا جدا محفوظ میدارد . (۷): — مدیریت یا سر کاتبت دفتر اوراق هیچ یک اوراق و مکاتیب را بدون رسید تحویل نمیشود همچنان مکاتیب و اوراق را که تسلیم و ارسال میکند حتماً رسید استحصال مینمایند

و هیچکس بدون رسید از مدیریت و دفتر اوراق یک کاغذ را گرفته نمیتواند . ( ٨ ) : — مدیر یا سر کاتب دفتر اوراق در خطوط و مراسلات جواب طلب که به دوائر وزارت تسلیم میشوند همواره ترصد و مراقبه میکند که اگر اضافه از ده روز در سبیل جواب آن تعطیل و مماطله بوقوع انجامد برای وزیر یا مستشار اخبار نماید . ( ٩ ) : — از کاغذ های اجرا یافته تحویلی مدیریت و یا سرکاتبیت اوراق اگر کدام کاغذی در یک فرصت بیکی از دوائر وزارت متعلقه اش بکار شود مدیر یا سر کاتب اوراق آن کاغذ را بملاحظه همان مدیر رسانیده بعد واپس تسلیم میشوند . ( ١٠ ) : — سر کاتب های دفتر اوراق نائب الحکومتیها و حکومتی های اعلی عیناً وظایف فوق را

در شعبهٔ مربوطهٔ خود ایفا میکند

٦ (وظایف مدیریت مکتوب) در وزارت مرکزیه یک یک مدیریت مکتوب موجود میباشد که در ایفای وظایف خود ذیلا موظف و در امور تحریریۀ وزرا مسئول هستند . (١):- جمیع معروضاتیکه خاص از طرف وزیر بحضور اشرف همایونی تقدیم میشوند، مدیر مکتوب مینویسد . (٢):- همۀ مکاتیبی که از طرف وزیر باستثنای متعلقه دیگر مدیریت های تحریریۀ مرکز و ولایات تسهیل میگردد وظیفۀ دائمی مدیر مکتوب است . (٣):- آنقسم کارهایی که بهیچ یک دوائر وزارت تعلق نگیرد بعد اجازۀ وزیر، مدیر مکتوب در ایفای آن مواظباً مأمور میشود . (٤):- لایحه ها و نوشته هائیکه بمقصد ترقی و توسیع امور متعلقۀ همان وزارت حسب معلوماتیکه وزیر اتخاذ کرده یا در آینده فکری در آنخصوص تشبث

میکند در تحریر آنقسم لایحه (بصورت بسیار متین و معقولی) مدیر مکتوب مأمور میشود . (١٥) مدیر مکتوب همه امورات تحریریه و اجرائیه خودش را بکتاب مدیریت مکتوب ثبت و قید میکند . (١٦) مدیران مکتوب نویسی نائب الحکومه گی ها و حکومتی های اعلی عیناً وظایف فوق را در دوائر مربوطه خود ها ایفا مینمایند . ادخال این نظامنامه را در جمله نظامات دولت و اجرای احکام آنرا امر و اراده میکنم . تحریر یوم پنجشنبه ٢٥ جوزا سـ ١٣٠لله

[BLANK PAGE]

ضمیمۀ نظامنامه مدیریت دفتر اوراق و مدیریت مکتوب تبدیل ماده (۱۰) ۱ : ــــ مکتوبات وارده نائب الحکومه گیها و حکومات اعلی یعنی مراسلاتیکه از وزارات و دوائر مستقله بولایات و حکومات اعلی میرسد سر کاتب مکتوب تسلیم شده مثل پیشتر که شعبه اوراق آنها را ملاحظه و بر جتس سپرد می نمود اجرا میکند تنها برای اینکه استحضار و مراقبت نائب الحکومۀ ها و حکام اعلی نسبت بمکاتیب وارده باشد یک فهرست همان وارده را سر کاتب مکتوب ترتیب داده برای نائب الحکومه و یا حاکم اعلی تقدیم میکند. ۲ : ــــ مکتوبات صادره دوائر حوزۀ یک نائب الحکومگی و حکوما

اعلی که سابقاً بصورت عمومی سپرده دایره اوراق همان ولایت و یا حکومتی اعلی می شد آینده از هر شعبه خواه از مرکز ولایت بشعبات مربوطه حکومات آن و یا از شعبات بدوائر مرکزی ولایت و یا حکومتی اعلی باشد بسلسله مراتب راساً بهمدیگر بلا ذریعه سرکاتب تحریرات بواسطه پوسته فرستاده میتوانند. از ملاحظه و امضای آمر مافوق خود، خود شعبات گذرانیده بر جسش میسپارند تنها مراسلاتی که بعد امضا نائب الحکومه و یا حاکم اعلی بوزارت و دوائر مستقله فرستاده میشود بذریعه دایره تحریرات نائب الحکومه و یا حکومتی اعلی ارسال میگردد. ٣ : کاغذ های وارده مخصوص که سر بسته بخود نائب الحکومه ها و حکام اعلی در سابق شعبه اوراق

شعبا در موضوع حفظ ترتیب بعد اجراء تمام مسایل خصوصی در ملفوف های مخصوص بنمره و تاریخ سربسته و ممهور بشعبا اوراق حفظ قید میشود بملاحظه مضامین بعد الاجرا هم صلاحیت اوراق و مکتوب نیست . 4:- اوراق سری ماموریت های خارجه ولایا و حکومات اعلی تا دو سال با موریت های مذکور نزد مامورین خارجیه بماند تا برای اخذ معلومات احتیاج بسوال مرکز نشود پس از دو سال بمدیریت اوراق خارجه کابل تحویل [ILL] 5:- وظیفه ارسال و مرسول مکتوبات صادره وزارت و دوایر های مکتوب نویسی [ILL] و مراقبت اجراآت آن

تقدیم میشود وظیفه خود نائب الحکومه و حکام اعلی است . وظیفه حفظ و ترتیب بعد الاجرا ی تمام شعبه اوراق ولایات و حکومت اعلی تعیین شد. مورخه ۱۲ میزان ۱۳۰۵